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アパートを借りるとき、入居後のトラブルの窓口や家賃の振込先が大家ではなく、管理会社となっているケースは少なくありません。
不動産会社とは別の役割を持つ管理会社とは、どんな業務を担っているのでしょうか。アパートの管理会社とは何か、業務内容から解説したうえで、入居後に管理会社が変更になった場合の注意点についても触れていきます。
賃貸アパートの管理会社とは
賃貸アパートの管理会社は、大家に代わって物件の維持・管理を行っています。借主が管理会社を選ぶことはできません。管理会社は管理業務委託契約にもとづいて、借主の管理や建物の管理を行う役割を担い、借主の募集も行っています。大家に入居状況や設備の修繕の実施状況の報告をしたり、相談をしたりしながら、業務を進めています。
アパートの管理会社の業務内容
アパートの管理会社の業務内容のうち、借主に関連する業務は大きく分けて以下の二つがあります。ただし、管理業務委託契約に含まれる範囲によって、対応業務には違いがあります。
- 借主管理
- 建物管理
借主管理
借主管理は、主に次に挙げる三つの業務に分けられます 。
- 家賃の集金…家賃の回収や督促、口座振替手続きのサポート
- トラブル対応…借主や近隣の住民からのクレームの対応
- 契約更新業務…契約満了時の更新手続きや退去手続き
家賃の集金
家賃の集金業務は、まず、入居時に借主に対して口座振替の事務手続きのサポートを行います。そして、毎月、大家の代わりに家賃を集金して入金を確認し、大家に送金します。
借主が家賃を滞納している場合は、督促を行うのも管理会社の仕事です。電話や書面、訪問で督促を行い、それでも入金がない場合には連帯保証人に支払いを督促するか家賃保証会社に連絡をします。
トラブル対応
トラブル対応の業務は、設備の不具合や故障、隣人へのクレームなど、借主からの連絡を窓口として受け付ける業務です。修繕など管理委託契約で受託範囲となっていることは、直接、管理会社が対応しますが、管理会社によって対応する内容に違いがあります。
以下に借主からのどんなトラブルやクレームに対応するのか、具体例を見てみましょう。
- お風呂のお湯の出しっぱなしや洗濯機のホースが外れたことによる上階からの水漏れ
- 給湯器が故障してお湯が出ない
- 深夜に隣の住戸に友人が遊びに来てうるさい
- 収集日の前日の夜にゴミを出す人がいて、カラスやネコにゴミ置き場を荒らされる
契約更新業務
契約更新業務は借主に契約期間の満了の前に、借主に連絡をして更新の意思の確認をし、更新する場合は更新契約の手続きを代行する業務です。
退去することになった場合は、退去届を受理するなど手続きを行い、退去時に立ち会います。借主とともに室内の状況を確認し、借主の過失によって生じたキズや破損した箇所など借主の負担で修繕を行う箇所を明確にします。その後、敷金から借主が負担する修繕費用を差し引いて返金手続きを行います。
建物管理
建物管理は主に次の三つの業務に分けることができます。
- メンテナンス…老朽化に対する修繕工事の提案
- 共用部分清掃…共用部分の定期的な清掃
- 退去時のクリーニング…借主の退去後のクリーニングや修繕の手配
メンテナンス
アパートは築年数の経過とともに、紫外線や風雨の影響を受けて老朽化が進んでいきます。建物のメンテナンス業務はアパートを適切な状態で維持管理し、建物の寿命を延ばして価値を保てるように、大家に対して大規模修繕工事の提案を行うものです。
大規模修繕工事は通常10～15年ごとに実施します。屋根や外壁の塗装、バルコニーや屋上の防水工事、共用廊下や階段などの鉄部のサビ落としや塗装、給水ポンプの交換といった工事が対象になります。
共用分清掃
アパートをきれいな状態で維持するため、定期的に共用部分の清掃が行われます。定期清掃の頻度は週3回というケースもあれば、月1回というケースもあり、対象となる場所は管理会社によって異なります。
一般的に定期清掃の対象となるのは、集合ポストまわり、共用廊下や階段、建物の周囲、駐車場や自転車置き場、ゴミ置き場です。また、消防設備点検といった法定点検の手配を行うのも管理会社の業務内容に含まれます。
退去時のクリーニング
借主が退去した後、部屋を入居前の状態に戻すため、クリーニングや修繕の手配を行います。原状回復のための修繕だけではなく、内装や設備が老朽化している場合、入居率を向上させるためのリフォームを提案することもあります。
また、特約で明確に決められている場合は、借主の過失により修繕が必要な箇所の原状回復費用と合わせて、クリーニング費用を借主に請求し、敷金で精算します。
アパートの管理会社の調べ方
アパートに入居後にトラブルなどが起きて、管理会社に問い合わせたいことがあるとき、管理会社の連絡先がわからないときは、次に挙げる方法で調べることができます。
- 契約書をチェックする…まずは賃貸契約時の契約書に管理会社が記載されていないか確認します。契約書に記載されているケースが多いです。
- 物件を取り扱っている不動産会社に問い合わせる…賃貸契約書に記載されている不動産会社に問い合わせます。
- インターネットで調べる…「物件名」あるいは、「物件名＋管理会社」で検索すると、不動産情報ポータルサイトに物件が掲載されている場合などに、管理会社の情報が得られる可能性があります。
アパートの管理会社が変更になったら
アパートの管理会社は突然、変更になることもあります。書面などで管理会社の変更の連絡があったときにやるべきこととして、次に挙げる3点があります。
- 前の管理会社に問い合わせ…管理会社の変更の事実を確認します。
- 連絡先や振込先を確認…今後の家賃の支払い方法を確認します。
- 契約内容をチェック…新たに契約書を交わす場合は確認が必要です。
前の管理会社に問い合わせ
これまでの管理会社からの事前の連絡がなく、新しい管理会社から突然、管理会社の変更の連絡が来た場合は、本当かどうか事実確認を行う必要があります。
昨今ではさまざまな詐欺事件が横行し、管理会社の変更を偽装し、指定の口座に振り込ませる詐欺も実際に起きているのです。万が一、詐欺の被害に遭うと、返金を望むことは難しい場合があります。管理会社の変更の連絡が来たら、まずはこれまでの管理会社に連絡して確認しましょう。
連絡先や振込先を確認
管理会社の変更が事実という確認がとれたら、新しい管理会社の連絡先と振込先の変更があるか、確認しておきます。これまで管理会社の口座に家賃を振り込んでいた場合、振込先が新しい管理会社の口座に変更になる可能性が高いです。
また、振込先が変更になる場合、何月分から変わるのか、引き落とし日の変更はないか確認が必要です。自動引き落としの手続きには時間がかかるため、手続きが完了するまではどのようにして支払うのかについても、合わせて確認しておきましょう。
契約内容をチェック
通常は以前の管理会社から新しい管理会社に契約内容が引き継がれるため、契約書を新たに交わすことはありません。新しい管理会社と契約を結ぶ場合も、契約内容は変わらないことが多いですが、変更がないかどうか確認することが大切です。
借主に不利な契約内容になっているケースが少なからずあるためです。不利な条件になっている場合や内容に疑問がある場合は問い合わせ、安易に署名・捺印を行わないようにします。基本的には、以前の管理会社と同じ契約内容で引き継がれるべきものですので、毅然とした態度で臨みましょう。
まとめ
管理会社は大家から委託されてアパートの管理を行っています。大家が自主管理している物件もありますが、管理会社を利用しているアパートでは、入居後に設備のトラブルに見舞われたときなどに連絡をするのは、管理会社になります。 管理会社とは入居から退去までの付き合いになりますので、良好な関係を築くようにしましょう。
